试论高校投递式报账模式的优化

苏州大学 陈勇军

【摘 要】随着我国高等教育事业的不断发展，高校财务报销数量也日益增加，为了减轻传统柜面报销的压力，近年来许多高校都在积极探索新的报账方式，这其中基于“互联网+”背景的投递式报账模式得到大家的重视和应用。本文分析了投递式报账模式的优点、存在的主要问题，同时就该模式的优化提出了对策建议。

【关键词】高校；投递式；报账

随着我国高等教育事业的不断发展，高校各类经费日益增加，高校财务报销数量也随之大幅增加。然而由于种种原因，高校财务人员的数量却很难与经费实现同步增长，为了减轻传统柜面报销的压力，近年来许多高校都在积极探索新的报账方式，这其中基于“互联网+”背景的投递式报账模式得到大家的重视和应用，越来越多的高校将其作为柜面报账模式的延伸和补充。

一、投递式报账模式的优势

相较于传统的柜台面对面报账模式，基于“互联网+”背景的投递式报账模式有着几大优点。第一，它实现了7×24小时收单，极大地节约了广大师生员工报账的时间成本，高校师生排队报销的情形得到较大的改善。第二，采用投递式报账模式后，财务部门柜面收单审核人员的数量可以适当减少，这也有利于节约高校人力资源成本。第三，投递式报账模式得到推广后，财务部门的柜面收单审核窗口可以相应减少，节省下来的场地资源可以用于其他方面。第四，对于多校区办学的高校而言，在采用投递式报账模式后，财务部门可以对报销业务实现集中核算，原来分校区报账模式下存在的各校区财务人员政策把握不一致、报销经办人员逃避监督把一笔业务拆零后在各校区报销等问题将得到有效解决。

二、投递式报账模式存在的主要问题

投递式报账模式减轻了高校财务人员，特别是柜面收单审核人员的工作压力，财务部门的办公环境得到了较大的改善，从这几年一些高校的应用实践来看，绝大部分师生员工对这种新的报账模式持肯定态度。当然，我们也应该看到，现阶段这种报账模式还是存在一些问题，主要包括以下几点：第一，由于一些报销人员对学校的财务报销制度不了解不熟悉，没有规范地填写各类报销表单或者提供完整的报销材料，报账退单率居高不下；第二，一些报销人员没有遵守“一事一报”、“一类一报”的原则，他们将不同性质的经济事项的发票收据放在一起，预约成一笔报销业务，财务部门的审核制单人员收到这种报销材料后不得不花费时间重新对相关票据进行整理、粘贴，降低了财务报账效率；第三，有些师生员工习惯了传统的面对面柜台报账模式，他们担心发生票据丢失等情况，不愿意尝试新生事物，自助报账投递箱或投递机的使用率不高；第四，目前市面上销售的自助报账投递箱或投递机的功能还比较单一，设备的“本土化”程度不高，人机互动方面还有待加强。

三、投递式报账模式优化的路径选择

投递式报账模式虽然节约了时间、人力等成本，实现了7*24小时不打烊收单，但在实践应用中出现的诸多问题也必须引起我们的重视。针对投递式报账模式在实践应用中出现的主要问题，高校财务部门有必要对该模式进行优化改造。

首先，高校财务部门应该通过线上线下等途径宣传学校的财务政策，使师生员工在投递报销材料前就能了解到常见业务的报销流程、所需单据和审批手续等。例如我校财务部门每年都根据最新的财经法规编制《苏州大学财务服务指南》，里面收录了财务报销须知、常见报销业务的流程、财务咨询联系电话等。印刷好的《服务指南》应该投放到各校区的报销点或者是人流量较大的公共场所，方便师生员工随时取阅。我校还设立了财务联络员制度，每个学院都配备了一名经验丰富的财务联络员，他们可以随时为相关学院提供疑问解答、报销协调等服务。今年我们又开通了微信公众号，分专题将一些常规业务的报销指南重新编辑整理成图文并茂的PPT文件推送到微信上，这样办事人员即使没有纸质的《服务指南》，也能通过搜索微信公众号或扫描二维码查询到最新的报销政策。

其次，投递式报账模式应该与传统的柜台报账模式形成互补关系，在现阶段两种模式不可偏废。投递式报账模式虽然突破了时间、地点等的限制，但它对报销经办人员的要求其实更高。报销经办人员在投递报销材料前必须熟悉了解单据的粘贴方法、不同业务的审批手续、特殊情况的处理办法等，否则就会面临退单的风险。因此，在工作人员正常上班时间内财务部门最好在自助式投递机旁安排专人值守，现场指导报销经办人员粘贴票据、补正材料、装袋投递等，尽可能地降低退单风险，尽量争取一次投递报销成功，减少师生员工的往返奔波。同时，传统的柜台报账模式也应该保留，特别是学期末、年终等报销高峰时段，应该让师生员工自主选择两种模式。实际上，传统的柜台报账模式除了承载收单功能外，还有政策宣传、意见收集、情感互动等功能，高校财务部门应该根据师生员工对财务报销的了解熟练程度，调节两种模式的比重，发挥各自的优势，为后续的审核制单提供便利。

第三，充分利用网络技术进一步开发自助报账投递机的新功能。高校财务部门在投递机的使用中，除了考虑布点合理、全程监控外，还应主动与生产厂商联系沟通，充分利用现代信息技术增加符合本单位业务特点的新功能。比如，在投递机上增加查询功能，使经办人能查询到已投递的报销材料的处理进度。在发生退单时，经办人也能通过投递机查询到详细的退单说明。又如，我们现在所使用的投递机要求一单一投，将来应该开发成多单一投，也就是多份预约单打包在一起投递。另外，现在的投递机是单向的，只有收单功能，将来我们可以借鉴快递行业的经验，开发投递机的自助退单功能。

总之，投递式报账模式是高校财务报账模式发展的新方向、新趋势，每个高校都应该结合自身业务特点，不断挖掘这种新模式的潜力，同时依托现代网络信息技术，继续拓展其功能，使其在提高财务服务的满意度和财务管理水平等方面发挥更大的作用。

参考文献：

[1]何志勤.对提升高校网上报账效率的思考.经济师，2015.10

[2]刘力军，李森森，张新. 提升高校财务报账效率的途径.会计之友，2012(22)

（作者简介：陈勇军，男，会计师，法学硕士）