高校财务“报销难”困境探究及应对
——以S大学为例
山西师范大学计财处 胡夏婕
【摘 要】高等教育事业发展迅猛，高校经费来源日趋多元化，经费收入规模逐年扩大，但高校财务人力资源有限和信息化水平较低，使得“报销难”成为高校财务面临的主要困境。本文针对高校财务“报销难”的现状，提出应对困境的措施及建议。
【关键字】高校；财务报销困境；应对措施
2012年我国财政性教育经费首次突破国内生产总值的4%，随之我国高校迎来财政性教育经费的“后4%时代”。高校财务经费渠道多元化，经费收支规模扩大化，经费报销管理严格化，使得高校财务报销工作面临巨大的考验，“报销难”的困境日益凸显。如何优化财务报销流程，提高财务工作效率，走出“报销难”困境，成为高校财务亟待解决的问题。
一、高校财务“报销难”现状
1.高校财务报销制度不健全
2014年新修订的《高等学校财务制度》为高校财务提供了指导依据，但新会计制度仅仅是宏观性法规，并未对报销过程中具体业务进行明确规定。高校针对自身特殊性，制定了一系列详细的财务管理办法，有效解决了一些存在的现实问题，但随着国家不断出台新政策，高校财务管规章制度也在不断调整完善，如对公务出差、会议费和招待费都出台了新的管理办法，明确规定支出标准及审批制度。由于没有有效的沟通渠道，不断完善的报销制度可能令报销人员无所适从，每次报销都有新要求，经常因为报销材料不规范而多跑“冤枉路”，占用了报销人员大量的时间和精力。
2.高校财务系统信息化程度较低
一方面，高校财务已摆脱手工阶段，实现了会计电算化，提高了财务报销效率，但也仅限于会计核算电算化，并未完全实现财务管理网络信息化，目前启用的信息化功能仅为教职工工资、部门及个人经费查询，学生的缴费情况查询等，报销人员只能现场排队等候报销，报销后也无法实时了解报销进展及动态。
另一方面，财务管理系统未与其他职能部门的管理系统，如教务管理系统、科研管理系统和资产管理系统等建立有效信息共享，造成了“信息孤岛”现象。如教师在购买设备时，需在资产管理系统和财务管理系统中办理入库和报账手续，信息资源得不到共享。高校职能部门之间部分工作重复劳动，信息传递不及时，降低了高校财务管理工作和报销工作的效率。
3.高校财务人员工作压力大
如图1所示，S大学2012至2016年间，经费支出总额增长了48.24%，经济业务数量逐年增加，尤其是科研经费支出大多金额较小但票据繁多，财务人员数量却并未随之增加。财务人员每天重复同样的工作，需要短时间内完成原始票据的真实性、合法性、完整性审核，同时负责解答报销人员的疑问，此外，还需针对新的政策法规进行学习培训，因此财务人员工作繁重，压力巨大，容易产生负面情绪，给报销人员留下“报销难”的印象。
图1 S大学2012-2016年经费支出总额
4.报销人员财务知识参差不齐
对于高校来说，全体正式在编的教职工都可以经办报销业务，部分部门还允许临时教职工或学生等进行报销。以S大学为例，财务处工作人员16人，负责报销工作的仅为4人，需要服务S大学教职工约1800余人，还不包括拥有大学生创新项目经费的学生等，报销人员数量大、不固定，特别是博士生导师、硕士生导师教学、科研任务重，每一笔业务都去财务处亲自排队现场报销不太现实，因此经常委托学生进行报销业务。报销人员流动性大一方面为财务报销规章制度的普及宣传带来一定难度，另一方面，报销人员大多非财务专业出身，很难有足够的时间精力去熟悉财务报销的相关知识，对高校的财务规章制度不了解，常常排队等候多时，却因票据手续不合规而多次返工，甚至需要重新找相关领导签字，易造成报销人员与财务人员的矛盾，增加财务报销工作的难度。
5.财务报销环境较为无序
高校财务报销审核过程较为复杂，财务人员需认真核对报销单据金额的准确性、内容的完整性和审批程序的执行情况，有时一位报销人员积攒了多张报销单据，需要审核的时间较为漫长，另外，有些报销人员利用私人关系，插队或走后门，因此一些等待的教职工较易出现无序现象，影响了财务报销的工作秩序。
二、应对高校财务“报销难”困境的措施及建议
1.健全完善高校财务报销制度
以国家的相关制度政策为依据，高校根据自身的实际情况制定有效的财务管理办法，明确内部控制及资金审批制度，细化财务收支情况及经费支出管理要求，财务工作才能正常有序进行。同时，财务处制定合理的报销指南，通过积极的宣传方式，利用微信公众号、微信群、QQ群及论坛等形式大力宣传新的政策规定，将政策变化传达给教职工，提高宣传效果。
2.提高高校财务系统信息化水平
首先，推行网上预约报销模式。网上预约报销模式的基本流程是：登录网络报销系统，填写报销内容，生成报销确认单并打印，经相关负责人签字审核，到财务报销窗口报账，财务人员按照确认单的二维码提取报销单进行审核，审核完成后自动生成凭证，通过银校互联将报销款转入相应账户。与手工报销模式相比，报销人员可以实现“7*24”小时，不限地域的进行网络报销申请和预约等，节省了报销人员在报账大厅的等候时间。
此外，加强部门协作，实现信息共享。高校网络信息化，应当推动财务管理系统与教务管理系统、科研管理系统、资产管理系统和学生管理系统等对接，提高信息传递的时效性与准确性，各部门避免重复工作，也节约了报销人员的报账时间。
3.增加高校财务人员配置，提升专业技能
高校财务人员配置有限，是高校财务“报账难”困境的重要原因之一，一方面增加报销人员的配置，缓解报销人员工作量大，工作强度高的现状；另一方面，可以从高校中选拔一些财经专业的学生，对其进行业务培训，负责报销单据内容及金额的初步审核，还可以负责解答一些报销人员的困惑。经过初步审核单据的报账人员再排队等号，可以避免重复排队，节省时间。此外，加强对财务人员的多层次的专业技能培训、新政策法规的学习，提升财务人员的业务素质和专业技能，以适应高校不断变化的财务环境，提高高校财务管理水平和服务意识。
4.推行报账专人负责制，建立有效的沟通机制
报账专人负责制是指由各部门、各学院推荐1-2人专门从事报账工作，财务部门定期对报账人员进行系统性的培训及指导，及时将新出台的财务规定传达给报账人员，有效缓解报账人员与财务人员之间的矛盾冲突。由于专人负责，报账人员能够更好地熟悉报账流程，了解财务报销制度，与财务人员建立有效的沟通机制，增加了报账人员对财务人员的理解与支持，提高了财务报销效率。
5.提供良好的报账环境，减少环境无序化
一方面，使用智能叫号系统。报账人员在报账大厅通过智能叫号系统领取号码，同时留下报销人员的手机号码，在将要轮到报销人员时，叫号系统会及时发送短信进行提醒，报销人员无需在现场等待，一定程度缓解了报账大厅无序的状况，改善了报账秩序。
另一方面，报销大厅应为报销人员准备舒适的等待座椅，财务部门还可以将报销相关规定及注意事项制定成报销指南，摆放在报销大厅内供报销人员查阅，以达到普及宣传的效果。
三、结语
随着高校财务制度的不断健全完善、财务系统信息化程度不断提高、提升高校财务人员的配置与专业技能、推行报账专人负责制、减少报账环境的无序化，财务报销效率会进一步提高，高校财务才能更好的应对“报销难”的困境，从困境中走出。
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