商业智能分析技术下的高校大额资金监管问题研究

南通大学 施 伟[1]

【摘要】传统的高校大额资金管理仍然是遵从制度设计、流程管控、主要是针对某一具体事项来进行控制， 对于掩盖在大量数据下的资金流向，如何分析化整为零的大额资金仅仅靠传统模式及方法以及不能解决，需要依靠新的技术——商业智能分析技术及时进行处理、输出数据，才能解决大额资金管控中信息处理问题。

【关键词】高校大额资金；商业智能分析；高校内部控制；驾驶舱

一、当前高校大额资金监管存在的问题

高校在大额资金监管问题中首先注重的是相关制度建设，规定了资金类别、限额以及审批程序等都有明确的规定；在执行过程当中，相关部门及人员都能够按照规定和程序对每一笔资金进行严格审查，确保每一笔的“真实、合法、合理”；对于审计、纪委等检查，严格按照规定及程序处理经济业务成为了每一笔资金运用的保护底线。但是在前面所提的严格执行并不能真正的实现制度设计的初衷，原因如下：

1.量变引起质变的风险

制度设计的初衷都是在于控制大额资金使用过程当中的风险，建立起相应程序进行控制，如果严格执行相应制度，至少能够控制住损失的风险。但是在实务工作当中，不难排除人为的“化整为零”以规避相应的制度要求和程序控制，比如为了抓紧时间，原本超10万元需要主管校领导签字的单据分成几张进行处理；比如为逃避监管，细水长流的进行付款，从不同项目渠道进行付款。当多次的小数量的金额累积到一定程度就会发生质的变化，将会引起不同程度的风险。

2.滞后信息缺乏可控的风险

在量变引起质变的后果已经是在事实已经发生，风险已经存在，而在事后发现问题已经比较难以控制相应风险，因此财务滞后的信息已经不能够满足相应事前、事中控制的要求。针对大额资金的相关统计数据需要事后专门进行筛选，存在着数据缺失、滞后的情况。

3.信息缺乏数据链支撑的风险

由于当前高校经济业务种类复杂、数量繁多，也就意味着对于“化整为零”“细水长流”的资金流动会被隐藏在浩瀚的数据当中，而财务人员常常针对的是单独每一笔经济业务，面对的是财务报表的提供，对于被会计科目所割断开的相关资金流向不能进行整体而全面的披露；由于当前高校会计信息系统当中，仍然是传统的会计处理模式，只是摆脱了手工做账而已，对于数据的挖掘、筛选、钻取等都没有得到较好运用。由于业财融合程度较差，业务相应的流程及原始材料不能在会计系统中体现，相应内容不能电子化、数据化，缺乏数据链的有效支撑，导致了资金流动背后的业务数据不能有效进行比对，及时发现问题。

4.运行控制中丧失更高收益的风险

前面提到由于缺乏相应监管而产生损失的可能，在同时也就意味着有可能没有能够将某些沉淀的大额资金采用合法的手段获取更高的收益，或者没有能够及时偿还相应贷款，多支付了相关利息。同时对于一些采购商，由于零星购买没有形成集团谈判优势，不能在价格上能够得到更多优惠。

由此以上分析，可以发现，尽管凭借会计电算化系统，仍然通过传统的人工方式、按照传统的传递模式进行，只能针对单一事项进行审核处理，对于“化整为零”“细水长流”的多个事项缺乏有效监管。

二、当前技术解决的可能性

对于大额资金的“化整为零”“细水长流”以及收益较低的现象，究其根本是在于业务与财务数据没有能够有效整合、筛选、输出。在当前现有技术下，实际上逐步是可以实现：

1.复旦天翼系统可以实现物流化报销。在物流化报销中，有报销人员需要在系统当中录入基本财务数据以及账号信息等内容，能够在后台数据库中形成较为完整的标准化数据。

2.电子发票逐步推广使用。电子发票的使用使得经济业务的真实性得到了进一步的保证，同时电子发票所包含的相关商品信息等内容能够导入到财务系统当中，并且配合其他相关数据系统，能够以电子发票为基础形成了较为完整经济信息内容。

3.商业智能以及可视化系统已经成熟。复旦天翼系统已经能够在财务系统上形成商业智能分析，并通过驾驶舱模式进行可视化数据输出，能够实时监控。

三、技术进步驱动高校大额资金监管水平提高

当前主流的监管管理思路是通过制度设计、岗位设置、流程监控的方式来进行，而技术只不过是在流程监控中的工具而已，没有能够起到主线作用，没有能够实现监管目标。而现在可以通过新技术来实现制度再造、流程变革，通过技术为驱动管理模式改变。

对于高校大额资金监管的技术变革，可以建立在财务系统之上实现商业智能分析、可视化实时输出、分级自动预警等功能。

1.数据库建立及数据收集

江苏省高校普遍使用复旦天翼系统，当前在部分高校已经实现了物流化报销，教职工在系统中输入相关信息，并可以对发票进行验证，并且结合物资采购平台、耗材验收等系统的配合，能够在系统中录入完整、可靠的数据，并且通过银行系统进行汇款，至此，借助财务系统以及其他辅助系统能够记录下完整、可靠、标准化的信息。

2.数据筛选及分析

对于大额资金运用的管理可以按照收款单位为着眼点，分析在某一时间段内收款单位汇入款的总额来统计，并且按照收款单位的性质可以分为金融、物资采购、基建等类别，然后分析汇总总额中的经济业务内容，能够及时有效的反应相关情况。

3.数据可视化输出

可以充分利用商业智能分析系统以及驾驶舱技术，能够在相关人员面前及时有效的展现相关信息，突出警报内容。在传统模式下，由于财务数据主要是针对财务报表的编制展开活动的，对于某一类的数据的采集、筛选和呈现都需要后期特别加工程序，缺乏及时性和常规性，因而对于数据的可视化程度更差。在当前，信息的及时性和可读性是重要的，当数据能够即使呈现在管理者面前的时候，任何有意“化整为零”“细水长流”的行为就会立刻暴露出来。

四、商业智能分析系统引起的大额资金管理变革

技术变革倒逼制度改革与流程再造，改变传统的人来控制整个过程的历史。在过去总是按照制定制度——程序控制——文件记录——事后审查的轨迹来进行，并且针对的某一具体事项的控制，而对于全面系统的控制缺乏及时、整体的控制，由于数据需要后期人工进行处理，可靠性也难以得到保障。当使用商业智能分析系统的过程当中，所涉及到的不仅仅是技术问题，更是人的思维模式以及组织架构的问题。

某一个单位要立刻上马商业智能分析系统需要时间，当前可以运用微软Power BI软件对导出数据进行分析，也能起到一定的效果。Power BI是按照数据查询、数据建模、数据可视化模块来进行数据分析的，一般能够熟练使用EXCEL就可以能够进行使用。重点强调的是，在财务部门以及其他部门使用POWER BI不仅仅使用是某种技术，更为重要的是树立起数据分析的理念和思维方式。在高校财务管理中，可以讲日记账全部导出之后，按照凭证号为关键词，以银行科目及银行户名进行数据查询、数据建模、数据可视化输出，可以分析出最近某一时间段内资金流动的图表，可以从中分析出大量数据背后隐藏的“化整为零”“细水长流”的问题。同时，通过对于数据可视化的需要，可以反过来推动会计核算和财务管理的进步。

在熟练使用Power BI软件之后，通过实践需要可以发现在工作中什么人需要什么数据，通过什么样的途径和形式展现数据，同时也可以发现原有的系统在收集及处理数据方面的不足。

通过商业数据分析系统，对于大额资金管理不再是传统意义上的制度制定和流程管控，而是通过技术手段实时进行监控，对于有意违规的人给以警示，也给管理人员提供及时数据进行协调。

参考文献：

[1]马世权.从Excel到Power BI商业智能数据分析[M].北京：电子工业出版社.2018