基于内部控制视角的高校财务报销中存在的问题及对策

——以江苏师范大学为例

江苏师范大学计财处 高晶

【摘 要】内部控制是高校财务健康发展的基石，本文以在高校中发生的报销违规案例为切入口，剖析高校财务报销中存在风险、隐患和问题，以全面执行《内控规范》为抓手，以规范学校经济活动有序运行为主线，以内部控制量化评价为导向，以信息系统为支撑，突出重点领域、关键岗位的经济活动运行流程、制约措施，规范学校内部经济和业务活动，全面推进学校内部控制体系建设，建立健全科学高效的制约和监督体系，促进学校内部治理水平不断提高。

【关键词】内部控制；高校；财务报销；对策

 

近年来，随着国家科技强国战略的推进，一方面是高校得到上级部门划拨以及所承担的科研项目数量和经费越来越多，另一方面是在财政资金和科研经费管理使用过程中，出现的违纪违规使用经费现象也随之增多。这些事件背后凸显出管理部门对经费使用监管的缺失以及科研人员认识误区的偏差，不仅影响了学术风气和学校的声誉，也让一些很有才华的人才因违规使用经费而受到了党纪国法的惩处，断送了前程。本文通过高校常见十类业务报销，以真实的案例为切入口，剖析报销中存在的隐患、风险，并提出相应的内部控制措施，以期进一步规范高校财务报销，助力高水平大学建设。

一、高校日常业务费报销

案例一 2018年5月，中国矿业大学原副校长缪某某所犯受贿、贪污罪名成立，经审理查明，2007年至2016年，缪某某利用职务上的便利，通过签定虚假合同、虚开发票等方式，非法占有公共财物共计人民币402.79万元。

案例二 中国农业大学教授、中国工程院院士李某利用职务便利，以虚假发票和事项套取科研经费转入本人控制公司的方式，先后涉嫌贪污公款2000余万元。一手掌握国家科研资金的使用审批权，一手管理自己的公司追求利益的最大化。

案例三 2013年7月下旬，高某某组织长春大学食品科学与工程学院、园林学院30名教职工及8名家属赴省外旅游。2014年12月，学院领导班子会议研究决定，按照每人500元标准，用公款支付旅游补助费用1.5万元。高某某受到党内严重警告处分，用公款支付的旅游补助费用全额退还。

高校日常业务费报销存在的风险和隐患。支出业务相关岗位设置不合理，岗位职责不清、支出不符合相关政策与制度要求，或采用虚假或不符合要求的票据报销，导致单位支出不合法合规，导致错误或者舞弊。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。依据相关法律法规，合理设置岗位，对于支出申请、审批及执行等岗位建立岗位责任制，确保业务经办与审核、审批等不相容岗位相分离；依据经费支出管理办法、接待费管理办法、会议费管理办法、出国境管理办法等，建立健全支出业务各项规章制度，明确各项支出事项的开支范围和开支标准；依据学校经费审批制度，分级进行审批；依据国库集中收付制度、公务卡结算制度、会议费管理办法等等，学校应将国家的法规政策在学校范围内进行充分宣传和培训，比如，财务部门可以制作宣传单页并在报销大厅放置，也发放到各个机关部门和学院的科研秘书一些；其次借助网络平台宣传，可以将这些资料做成图片形式，倘若有条件把常见业务流程等做成视频资料上传，更直观有效。

二、高校科研经费报销

案例一 2012年2月，北京市第一中级人民法院刑事审判庭，段某某等待候审，紧随其后的是本案的另一名被告人车某某-中科院地质与地球物理研究所计算机地球化学学科组秘书。根据检方掌握的证据，段、车二人主要是找虚假票据以各种名义从科研经费中报销。报销名目包括差旅费、复印装订费、劳务费、租车费以及网站开发费等。

案例二 2014年1月，徐州市云龙区人民检察院接到举报，称徐州某高校机电学院教授张某等人骗取巨额额科研经费，检察院反贪局调查发现，张某的银行卡有大量不正常的银行入账，跟他的家庭情况和收入情况不符，侦查人员调取上述高校的部分记账凭证，掌握了其通过虚开发票，套取科研经费证据。

高校科研经费报销存在的风险、隐患和漏洞。1.支出业务相关岗位设置不合理，岗位职责不清；2.报销项目不符合科研项目经费报销范围，对于国家级课题，省级课题以及校内课题，经费的开支范围是不一致的；3.滥用职权，在形式审查中隐瞒、偏袒，让不符合条件申报者通过审查，可能是领导授意，也可能是故意徇私，还可能是大意疏忽；4.利用职权，对科研经费报销等审核环节违规审核、复核；5.报销人提供不实报销单据；6.授意报销人做假账。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。根据相关法律法规，合理设置岗位，明确岗位职责，规范岗位操作，对于支出申请、审批及执行等岗位建立岗位责任制；依据科研管理相关规定，建立健全支出业务各项规章制度，明确各项支出事项的开支范围和开支标准；依据学校经费审批制度，分级进行审批；建立健全支出业务各项规章制度，明确各项支出事项的开支范围和开支标准；学校应将国家的法规政策在学校范围内进行充分宣传和培训，定期召开工作会议，交叉检查工作；财务部门审核支出预算，审验票据真伪；依据公务卡管理办法、相关报销支付规定，签发支付凭证；对各项支出缺乏定期的分析与监控，支出效益低下，资金浪费，可能出现资金链断开的风险。

三、高校会议费报销

会议费，是指单位为执行公务或开展业务活动召开会议所发生的一切合理费用，主要有场所租用费、资料费、交通费、进餐费、住宿费等，是公用经费支出的重要组成部分。

案例一 2011年，中科院地理科学与资源研究所在碳专项项目中列支无关人员会议费、考察费等69.18万元。

案例二 自2003年起，北京邮电大学有关部门及科研人员通过列支会议费、餐费、住宿费等方式，将套取资金（主要为科研经费）支付到北邮科技酒店，用于有关支出，结余资金形成“小金库”，涉及资金达到280余万元，造成国家和学校资金流失，严重违反工作纪律、财经纪律和廉洁纪律。

案例三 2013年8月，安徽中医药大学继续教育学院公款组织16名职工赴台湾旅游并报销费用3万元；2013年至2015年，继续教育学院公款购买购物卡1万元发放教职工，违规发放考勤费等各类津补贴54.197万元。

高校会议费报销存在的风险、隐患和漏洞。1.受招待费支出金额和比例的控制，避免超支，将常规业务招待和会议定在同一地方，在会务费结算时招待费一并转嫁到会务费上；2.以旅游为目的，借会议培训学习之名，将地点定在旅游景区，通过延长会议期间组织人员外出旅游，其旅游费用全部以会务费入账；3.借会议之机，购置各类的礼品和纪念品、发放职工福利物质，将无法报销或不好报销的各类礼品支出，冠以“会议礼品”、“纪念品”之名转嫁到会务费。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。依据《江苏师范大学会议管理办法》，会议申请全流程都实行分级审批制度；会议严格预算和决算制度，对支出进行严格审核，不符合预算的不予以报销；依据《江苏师范大学会议管理办法》、《公务出行、住宿、用餐、会议管理等规定摘编》，建立健全会议管理的各项规章制度，明确会议举办规模和标准，加大宣传汇编、发放《公务出行、住宿、用餐、会议管理等规定摘编》。

四、高校公务接待报销

案例一 南京大学后勤服务集团2013年至2016年报销超标准、超规格公务接待费共计33笔95.63万元。其中，现任后勤服务集团党委委员、总经理秦某某2015年4月任职以来发生的费用为1.63万元。

案例二 湖北文理学院后勤集团总经理助理赵某某违规公务接待。2015年5月28日、29日，时任后勤集团办公室主任赵某某，分两次集中报销2014年1月以来的不规范招待费16笔。2016年上半年，后勤集团开展财务专项检查整改工作，为补齐相关手续，赵某某委托亲戚找了一些虚假接待公函，经后勤集团总经理罗某某（已另案处理）认可后，作为整改材料补充进所报账目中。

高校公务接待报销存在的风险、隐患和漏洞。违反公务接待管理规定，超标准、超范围接待或者借机大吃大喝；接受可能影响执行公务的宴请；通过虚列会议费、培训费、维修费等方式报销吃喝费用，或者以项目资金等专项经费支付吃喝费用；公款安排与公务无关的宴请，特别是在单位内部食堂、培训中心以及农家乐、“一桌餐”隐蔽场所公款吃喝问题。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。依据《江苏师范大学公务接待管理规定》《公务出行、住宿、用餐、会议管理等规定摘编》，建立健全公务接待各项规章制度，明确公务接待的范围和标准，加大宣传汇编、发放《公务出行、住宿、用餐、会议管理等规定摘编》；依据学校经费审批制度、《江苏师范大学公务接待管理规定》，公务接待全流程实行分级审批制度，对接待全过程进行监督；财务部门审核支出预算，审验票据真伪；依据学校经费审批制度、《江苏师范大学公务接待管理规定》，款项支付转账的方式为主，不具备条件的地方以公务卡或有共同见证人情况下现金支付。

五、高校设备费报销

案例一 在一所师范院校，一名实验设备采购员在为本单位采购聚焦显微镜、分析仪等仪器过程中，收受仪器设备厂商给予的好处费近万美元。检方在办案中发现，合同书中的内容被随意“篡改”，“设备培训费”打进了采购员个人账户而无人监管。(2011年12月16日来源：荆楚网-楚天金报)

案例二 广东商学院设备科科长黎某某被群众举报受贿。经查实,黎利用其负责教学科研设备采购、验收的职务之便,于1996年12月至2001年2月收受电脑商贿赂3.52万元。拔出萝卜带出泥,该案牵扯出原广东省高教厅设备后勤办一连串蛀虫,包括主任陈某某、副主任张某某、何某某这三名处级干部在内的6名高教系统干部。他们利用负责学校实验室建设和管理的职务便利,在为省属高校统购教学仪器设备时大肆收受“回扣”等好处费370万余万元。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。对于设备报销未经适当审批，依据仪器设备管理和资产采购相关管理制度，明确各部门职责，互相监督，申请报告、相关资料及审核签字；对于付款流程风险，依据仪器设备管理和资产采购与财务相关管理制度，财务部门付款审批相关流程，严格把关，申请报告、相关资料及审核签字。

六、高校劳务费、评审费发放

案例一 北京邮电大学原教授宋某某借用亲戚、老乡身份证办理银行存折，以“校外劳务人员”的身份冒名领取劳务费，将68万元科研经费据为己有。

案例二 2007年5月，北京市某高校教师肖某拿到了一家部级单位的翻译研究项目，并担任该项目负责人，项目经费15万元。2008年4月，肖某从所在学院办公室工作人员那里拿到28名学生姓名和身份证号码后，从2008年5月至12月以这28名学生的名义分7次领取劳务费共计82400元。而事实上，根据下达项目的这家部级单位对项目经费使用的规定，项目的劳务费只能支付给课题成员中没有工资性收入的相关人员(如在校研究生)和临时聘用人员，而作为学校教师，肖某无权领取劳务费。(2011年12月27日来源：京华时报)

案例三 2003年11月，山东大学成立山东大学新药评价中心，刘某某任副主任，负责该中心日常行政管理、科研经费的支出，试剂耗材及设备采购、合同制工人工资的发放等相关费用报销的签字审核等全面工作。2009年3月至2012年3月，被告人刘某某利用职务上的便利，单独或指使被告人张春光、尹志圣，采取虚开发票的方式，多次套取山东大学公款共计9211970元。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。依据《江苏师范大学绩效工资实施办法若干补充意见（试行）》，各部门严格遵守学校规定，对劳务费和评审费的真实性把关，对发放的内容审核，防止出现不符合规定而发放以及超出额度的发放，建立审查岗位责任制；依据上级及学校有关制度规定，建立健全劳务费、评审费发放业务各项规章制度，明确劳务费、评审费发放的开支范围和开支标准；依据学校经费审批制度，分级进行审批；学校应将国家的法规政策在学校范围内进行充分宣传和培训。

七、高校学生奖助学金发放

案例一 2010年6月有媒体曝光岳阳职业技术学院克扣挪用国家奖助金的情况，学生领不到全额奖学金，奖助学金被用以冲抵学费甚至聚餐费用，或被分给更多学生以兼顾“公平”等。

案例二 2007年12月初，海南旅游经济贸易学校和四川一中职学校就被爆出将助学金用于抵作学生学费，并称国家助学金被挪用几乎成为普遍现象。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。对于个别项目中存在名额多余现象，可能会造成利用空余名额套取资金的行为，依据奖助学金管理办法，完善审批制度，建立业务部门、业务归口管理部门及学校领导审批制度对于空余名额的调剂，慎重讨论、严格审批程序和复审程序；对于审核和汇总、公示过程有可能出现舞弊，依据奖助学金管理办法，增加监督程序，发挥审计监察部门监督作用，畅通公示意见反馈渠道；对于制作酬金发放清单过程可能出现舞弊，财务部门应加强对于公示文件内容和酬金金额内容一致性的审核；对于利用符合申请条件学生的账户套取资金，建立流程结束后的意见反馈机制、处罚机制。

八、高校科研奖励经费报销

案例一 2012年4月10日新闻出版总署发布消息，2010年6月至2011年8月期间，王某通过委托他人私刻公章、制作假公函，先后伪造新闻出版总署科研立项文件7份，交给学院科研处。涉及所谓“课题”7项、所谓“立项经费”83万元，其中包括与该院科研处副处长李某有关的“课题”两项。2011年10月8日，该高校致函新闻出版总署，请求确认科研课题有关公文的真伪性，经与总署办公厅核实，所附7份总署公文均系伪造。

案例二 安徽工业大学数理科学与工程学院2014年以来，通过虚列支出、提取教师考核奖励、科研奖励等方式，先后4次从学院年终分配中违规套取9.68万元设立“小金库”，用于发放补贴、招待等开支。

高校科研奖励经费报销存在的漏洞和隐患以及风险。申请人提供的成果材料不符合科研奖励范围；滥用职权，在形式审查中隐瞒、偏袒，让不符合条件申报者通过审查；利用职权，对学术成果审核等环节违规审核、复核。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。依据相关法律法规和学校制度规定，学院（部门）等二级单位科研秘书要对申报科研奖励材料审查；依据学校经费审批制度，分级进行审批；依据学校科研奖励规定，按照科研成果奖励相关规定严格审核申报材料。

九、高校学术交流经费支出

案例一 2012年9月，中国电力工程顾问公司承担能源应用技术研究及工程师范项目专项相关课题时，在课题任务合同书中没有出国费预算的情况下，列支出国费32.96万元。

案例二 安徽财经大学学工部部长、学生处处长顾某某公款组织旅游问题。2014年7月，顾某某组织学工队伍赴外地某干部培训学院培训，期间没有认真甄别培训计划中包含的自然景观项目，未能及时阻止、拒绝在旅游景点开展教学，导致变相公款旅游。

案例三 吉林大学地球科学学院原党委书记戴某和2014年4月赴赞比亚大学访问，未经批准延期6天回国，所需费用原计划从相关科研经费支出，实际由学校战略合作企业支出。经济学院原党委委员、院长李某某2014年5月、6月两次因公出访，未经批准分别延期2天回国。

高校学术交流经费支出存在的风险、隐患和漏洞。提供的申报支撑材料不符合学术交流资助范围；滥用职权，在形式审查中隐瞒、偏袒，让不符合条件申报者通过审查；利用职权，在审核等环节违规审核、复核。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。依据学校相关规定，学院等二级单位科研秘书要对申报材料进行审查；依据学校经费审批制度，分级进行审批；依据学校学术交流经费支出规定，按照学术交流经费支出相关规定严格审核申报材料；财务部门审核支出，审验票据真伪。

十、高校公务用车报销

案例一 2007年至2009年，陕西两所高校分别用项目经费41.9万元和29.36万元购买小轿车和旅行车各1辆。

案例二 2015年2月5日，教育部纪检组通报称，华中科技大学科学技术发展院副院长兼基地建设与成果管理处处长、学校国家技术转移中心负责人万青云存在公车私 用问题，违反了中央八项规定精神和《中国共产党党员领导干部廉洁从政若干准则》。

高校公务用车报销存在的风险、隐患和漏洞。超编制、超标准配备公车；违反规定将公车登记在下属单位、企业或者个人名下；公车私用、私车公养，或者既领取公务交通补贴又违规使用公车；换用、借用、占用下属单位或者其他单位和个人车辆，擅自接受企事业单位和个人赠送车辆；挪用或者固定给个人使用执法执勤、机要通信等公车；虚列车辆维修费名目报销其他费用；违规处置公务用车等问题。

江苏师范大学应对此类风险的内部控制措施。建立健全公务用车各项规章制度，明确公务用车的范围，通过GPS进行全程监控；公务车养护及燃油管理实行分级审批制度，采用定车定油卡，对全流程进行监督；财务部门审核报销票据，验证票据真伪；款项支付以转账的方式为主，不具备条件的地方以公务卡或有共同见证人情况下现金支付。

江苏师范大学作为江苏省内部控制先行试点高校，在以下方面完善了内部控制。1.制定了《江苏师范大学内部控制规范》和《江苏师范大学财务报销指南》，完善了科研项目管理和经费使用的内控体系建设。优化了科研项目立项和经费报销的业务流程，根据科研项目管理和经费使用风险点编制了职权目录和权力运行流程图，制定了科研项目管理和经费使用及专利成果的信息公开方案和目录。优化了科研项目信息管理系统、科研经费报销网上申报系统；2.设立了科研财务秘书制度，持续提升科研项目管理和经费使用的规范化水平。开展科研财务助理培训，完成科研财务助理聘用工作；3.加强了横向科研项目管理。对横向科技合作项目实施分类管理，严把合同签订主体关、合同审查关和合同履行关，建立大额合同专人负责制，落实项目归档制；4.健全了重大科研项目专项管理办法。要求重大科研项目成立专项领导小组，指导、督促、协助落实专项实施中的重要事项。聘用专人加强对专项实施的全过程指导和督促。学校审计部门对专项项目中的工程建设项目内容进行审计监督。项目实行预审计制度。项目结题验收前，学校组织委托社会审计机构进行结题预审计，并根据预审计报告督促整改落实。

关于完善高校财务报销中的其他对策和建议。1.进一步加大高校财务制度的解读和宣传力度。针对院系或科研机构负责人、经费项目负责人、科研财务助理、行政部门管理人员等不同群体的教学科研人员开展持续性分层次的核算业务培训；2.建立财务报销稽查机制，严肃财经纪律专项开展实质性审查；3.设立专职财务秘书，这一角色不仅能解决教师既要教学科研又要报账的困扰，也极大地提高了审核人员的工作效率，解决了报账过程中的实际问题；4.大力推广无现金报账、不等候报账等多元化的报账方式，建立大堂经理制度设立咨询专岗，增加网上预约报销中系统内沟通模块，通过该模块来实现报销人员和正在处理该报销业务的财务人员的及时沟通，增加网上签批功能，逐步实现报销自动化；5.利用移动APP突破业务处理时间和空间限制，高校智能报销APP的上线可以进一步便利报销人和审批人的业务处理。

 

 

参考文献：

[1] 丁洪飞、刘琴.“互联网+”环境下高校网上报账核算业务问题探析—以W大学财务部核算为例［J］. 财会通讯，2018(8)

[2] 葛钰杰.云时代下的高校财务报销流程再造探究［J］.会计师，2016(5)

[3] 王鑫.高校财务报销工作困局及出路［J］.商业研究，2017(3)

[4] 王志成.网络报销—高校财务报销的新途径［J］.教育财会研究，2011(12)

[5] 徐耀琪.优化高校财务前台报销的新思路［J］.会计之友，2012(9)