山西师范大学合同管理办法(试行)
第一章 总则
第一条 为进一步规范学校的合同管理工作，防范合同风险，维护学校的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等有关法律、法规及规章，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称合同，是指学校开展教学、科研、管理等活动时，与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第三条 学校合同实行分类管理、分工负责的工作机制，根据部门职能和合同类型明确合同承办部门。合同承办部门可以根据本办法制定相应的合同管理细则，报校长办公室备案。
第四条 除标的金额不满人民币3万元的经济类合同外，学校对外订立合同须采用书面形式，明确各方权利义务。
第五条 为避免合同履行过程中产生争议，合同承办部门应依法在履行前完成合同的签订。
第二章 合同的分类管理与职责划分
第六条 学校合同分为重大合同与一般合同。涉及以下事项的合同，为本办法所称的重大合同：
1.合同金额单项支出50万元以上(含50万元)的项目合同；
2.学校重大基本建设和基建修缮工程项目合同；
3.国内外合资、合作的重大项目(含合作办学、重大科技成果转化)以及对外投资项目等合同；
4.大型土地、房屋及大型贵重设备器材等学校重要资产的采购、出租、出借和转让合同；
5.无形资产的授权使用类合同；
6.可能对学校声誉和发展产生重大影响的合同；
7.与学校“三重一大”决策事项相关的合同；
8.校长办公室认定的其他重大合同。
一般合同，是指除重大合同以外的其他合同。
第七条 学校合同事务由校长办公室和合同承办部门依各自权责进行管理。
第八条 校长办公室主要职责包括：
(一)学校合同管理制度的制定、修改与解释；
(二)根据学校安排，参与重大合同的洽谈、起草、修订、审查等工作；
(三)为合同承办部门办理合同事务提供法律咨询、法律审查服务；
(四)监督合同履行和协助合同纠纷处理；
(五)严格管理“山西师范大学合同专用章”，根据校长或校长授权的委托人意见用印，做好合同签订用印记录；
(六)做好合同管理系统的管理维护、使用和咨询；
(七)做好合同原件以及相关材料的保管、备案和归档，保守合同秘密；
(八)督促合同承办部门拟定合同示范文本；
(九)其他合同管理工作。
第九条 合同承办部门，一般是指根据业务范围和工作职责，承办特定类型合同的相关职能部门。如学校对职能部门进行职责调整，按调整后的职责范围承办相应合同。如有特殊情况，另行处理。
各合同承办部门的主要负责人为合同管理责任人，可指定专人作为合同管理人员。合同承办部门负责其主管范围内合同文本的起草、送审、签订、履行、备案等工作，对所签合同的可行性、真实性、合理性、合法性负责。主要职责包括：
(一)制定本部门合同管理细则和工作流程，拟定业务主管范围内的各类合同示范文本。
(二)负责所承办合同的可行性分析论证，确保合同前期流程完善、合规。
(三)负责审查合同相对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等，包括但不限于：
1.合同相对方是否具有签约资格；
2.合同相对方是否具有履行合同所必须的资质；
3.审查合同相对方签约代表的身份证明和签约资格证明，如法定代表人的身份证明或法定代表人出具的授权委托书(应明确载明委托代理事项、权限及期限)等；
4.根据需要，可以要求合同相对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料；
5.合同相对方在“信用中国”平台中有无行政处罚、失信惩戒等不良记录；合同相对方在国家信用公示系统中有无被列入严重违法失信企业名单；合同相对方单位及法定代表人近三年在中国裁判文书网有无行贿犯罪记录；
6.必要时，可以要求合同相对方提供履约担保。
合同承办部门应审查、核实上述资料的真实性、有效性，并将上述资料与合同文件一并送交校长办公室存档。合同相对方的主体资格、资信状况或履约能力有瑕疵的，不得与其签订合同。
(四)负责合同的洽谈和起草，确认合同内容符合本办法及学校其他有关规章制度的规定，且与政府采购、招投标或协商谈判内容一致，条款表述核对无误；确认合同款项有相应经费来源和经费支出预算。
(五)按照合同审签程序，负责将合同文本及资料提交审查，办理合同签订手续。
(六)负责办理法律规定的审查、登记或备案手续。
(七)负责具体履行合同，跟踪掌握合同履行情况。
(八)处理合同纠纷以及诉讼、仲裁。
(九)收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料，并按期送交校长办公室存档。
(十)学校授权范围内的其他工作。
第三章 合同的起草
第十条 学校合同文本分为示范文本和非示范文本两种。示范文本包括国家或行业示范文本、学校示范文本；非示范文本是指由合同承办部门拟订的合同文本和合同相对方提供的合同文本。
第十一条 国家或行业有示范文本的，合同承办部门应当优先选用，但必须根据学校实际情况填写。国家或行业没有示范文本的，合同承办部门应结合学校实际，拟定相应类型的示范文本，并经法律顾问审核和相关单位审签确认。
第十二条 对于需要自拟非示范文本的，由合同承办部门在与校内使用单位充分沟通的基础上，结合实际情况起草合同文本；若合同相对方坚持使用其提供的合同文本，合同承办部门应当根据双方或多方洽谈情况认真核对合同内容，完善相关条款，向合同相对方提出必要的修改意见，共同协商确定文本。
第十三条 合同的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款进行解释，涉及数字、日期时应注明是否包含本数，涉及金额的数字应同时注明大写。
第十四条 合同文本不得留空，对于协商过程中未达成一致的合同模板条款，应当删除，或填写“无”或以“/”标示。合同的末页应当载有合同正文条款，并在正文结束处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的，则应标明“此页无正文，为XX合同签字盖章页”字样，以示末页仅为签字盖章页。
第十五条 合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款：
(一)当事人的姓名或名称、住所，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务，联系方式；
(二)标的(包括种类、数量、质量等要求)；
(三)价款、报酬及其支付(包括计算方法、支付进度、结算方式等)；
(四)履行期限、进度要求、地点和方式；
(五)验收标准及方法；
(六)违约责任(包括违约金或赔偿金的计算方法等)；
(七)解决争议的方法；
(八)其他根据合同实际情况应当具备的条款(包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等)；
(九)合同签订的时间、地点。
第十六条 在合同款项支付上，原则上学校不向合同相对方支付定金，国家另有规定的除外。
第十七条 合同双方如有争议，应先友好协商解决。协商不成的，原则上选择向法院进行诉讼。
第十八条 设备清单、工程量清单、预算单(书)等文件可以作为合同的组成部分，但不得替代合同。
第十九条 涉外合同须提供中、外文文本，合同承办部门应当保证外文文本与中文文本的合同内容一致、表述准确，且中文文本具有不低于其它语言文本的效力。
第四章 合同的审查
第二十条 合同送审时，合同承办部门一般应报送以下相关材料：
(一)山西师范大学合同审签表(见附件)；
(二)订立合同的依据，如有关会议纪要、公文、批示、中标(成交)通知书等；
(三)合同相对方主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料；
(四)合同价款确立的依据；
(五)合同中涉及的相关附件；
(六)其他需要提供的资料，如《山西师范大学重大事项与重点工作事前报备表》等。
第二十一条 合同承办部门不得通过化整为零或其他方式规避审查。
第二十二条 合同承办部门须对重大合同组织相关单位集中会审。
第二十三条 一般合同如涉及其他单位职责，合同承办部门应当同时送交其他单位审查。
第二十四条 审查会签单位原则上应书面提出可行性意见和建议。若无意见，单位主要负责人应在相应条目处签署“无意见”并签名确认，标明日期，加盖公章。
第二十五条 在相关单位审查后，合同承办部门应将合同文本及相关材料送交校长办公室进行合同文本的合法性审查。
第二十六条 合同文本合法性审查后，合同承办部门应将合同文本及相关材料送交分管领导审核，确定合同签定版本。
第二十七条 合同文本经审查需要修改的，合同承办部门应及时修改，并送交相关单位复查通过。合同文本通过审查但在签订前有异动的，应重新审查。
第二十八条 按相关规定在签署前应提交学校集体研究审定的合同，合同承办部门应将合同文本提交校长办公会或党委常委会研究审定。
第二十九条 对于须经政府采购(招标)程序才能订立合同的项目，应将事先审查后的合同文本或主要条款附在政府采购(招标)文件中。
第五章 合同的签订
第三十条 根据国家或学校规定，合同签订需要办理其他手续的，应当按规定办理。需要进行政府采购、招标或竞价的项目，应在按规定进行后正式签订合同。
第三十一条 合同按本办法审查后，以“山西师范大学”的名义签订。任何单位和个人不得以校内单位名义对外签订合同。
第三十二条 合同应由校长直接签署；经校长授权，也可由分管领导或有关责任人签署。
第三十三条 被授权人不得超越授权范围签署合同。未经校长书面同意，不得将被授予的权利转授第三人。
第三十四条 对于政府采购项目，合同承办部门须于中标(成交)通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项通过校内合同审批流程签订采购合同。
第三十五条 学校合同用印，应加盖“山西师范大学合同专用章”。
第六章 合同的履行
第三十六条 合同承办部门负责敦促相对方积极履行合同，校长办公室对合同履行实施跟踪监控，确保合同全面有效履行。
第三十七条 合同履行过程中，若相对方未按合同约定执行，合同承办部门应及时以书面函件形式通知相对方，并保存通知证据，必要时咨询学校法律顾问的意见或建议。如发现相对方没有履约能力或有欺诈行为，合同承办部门应立即向分管领导汇报，同时通知学校财务部门中止付款。
第三十八条 合同生效后，确需签订补充合同，或变更、解除原合同的，应当签订书面合同，并按本办法第四章规定的程序进行审查。
第三十九条 合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时妥善处理。处理时应先协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议；不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼，或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。
第四十条 对需申请仲裁或通过诉讼程序解决的合同纠纷，合同承办部门应积极收集证据，分析和查明原因并书面报请分管领导同意，由分管领导召集合同承办部门、法律顾问和相关单位组成处理小组，研究确定解决方案，参与纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。
第七章 合同归档
第四十一条 合同事项办理完毕之前，合同承办部门应负责连续收集和保管有关材料，并注意做好文字记录或形成书面材料。合同签订后，合同承办部门应在3个工作日内将合同原件、山西师范大学合同审签表、可行性研究报告、相对方资质材料、会议纪要等材料送交校长办公室存档。对于合同履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的资料，包括但不限于补充协议、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等，合同承办部门应在合同履行完毕或纠纷处理结束后7个工作日内将相关文件资料送交校长办公室存档。
第四十二条 校长办公室应当加强合同登记管理，建立合同连续编号制度，制作合同管理情况汇总表。
第四十三条 合同档案应在合同履行完毕后由校长办公室按照学校档案管理规定于次年6月底前移交档案馆归档。
第八章 附则
第四十四条 任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
第四十五条 有下列情形之一的，视情节轻重，对主要负责人或直接责任人员给予相应处分；给学校造成损失的，追究其民事赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关追究法律责任：
(一)合同承办部门未调查相对方资信情况、未审查相对方主体资格，导致被骗的；
(二)违反本办法规定，未经授权、超越授权范围或授权期限终止后订立合同的；
(三)违反项目经费支出预算或国家财经法律法规、学校财务规章制度签订合同的；
(四)合同承办部门、会签单位和有关人员未按本办法规定履行职责的；
(五)提供虚假资料或虚构事实签订合同的；
(六)与合同相对方或第三人恶意串通，损害学校利益的；
(七)丢失或者擅自销毁、隐匿合同和合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
(八)因故意或重大过失泄露学校合同秘密的；(九)法律法规、学校规章制度规定的其他情形。第四十六条本办法由校长办公室负责解释。
第四十七条本办法自发布之日起施行。学校原有规定与本办法不一致的，以本办法为准。
承办部门(公章)： 承办人及联系电话：
合同名称 |
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相对方 |
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合同类型 |
 重大合同 一般合同
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合同文本来源 |
国家或行业示范文本 学校示范文本 非示范文本 |
合同订立依据 |
政府采购(招标) 日常业务 |
通过校长办公会 通过党委常委会 其他： |
承办部门意见 |
我部门已仔细审核对方当事人的资信和履约能力，并对合同事项进行了可行性分析论证，同意签订。
是否涉及其他单位职责： 不涉及 涉及：
负责人签字：年月日 |
会签单位意见 |
(相关单位会签，负责人签署具体意见或“无意见”并签名确认，标明日期，加盖公章；可另行出具书面意见，在“附件”栏列明并附后。) |
校长办公室意见 |
负责人签字：(公章)年月日 |
分管领导意见 |
分管领导签字： 年 月 日 |
校长 意见 |
校长签字： 年 月 日 |
兹授权 同志全权处理该合同相关事宜，授权期限为：本合同手续办理全过程。
授权人： 被授权人：
年 月 日 |
附件 |
(移交人和接收人一并核对材料，填写页数。) 1.承办部门关于相对方主体资质、合同可行性等审查材料共 页；2.合同订立依据等材料共 页； 3.会签单位书面意见共 页； 4.法律顾问审核过程性材料、合同签订版本共 页； 5.合同盖章原件(含法定代表人的身份证明或法定代表人出具的授权委托书)共 页； 6.其他材料共 页。 其他材料目录：
移交人： 接收人： 年 月 日 |
说明：
1.本表正反面打印。审签结束后，全部材料送交校长办公室存档。
2.在加盖“山西师范大学合同专用章”时，本表与“山西师范大学用印申请单”具有同等效力。
